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发布机构 997755.com澳门葡京政府办公室 发布时间 2011/9/7 15:28:34
文号 南顺府办发[2009]140号 公开方式 常年公开
关键字 文秘工作 公文处理 突出问题△ 通知

关于解决当前我区政府机关公文运行中几个突出问题的通知

政策文件 2011-09-07 15:28 信息来源: 区政府办公室 浏览次数:
  南顺府办发〔2009〕140号
  

  www.66650.com办公室

  关于解决当前我区政府机关公文运行中几个突出问题的通知
 
  

各乡镇人民政府、街道办事处,区府各部门:

  行政机关公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文格式是否规范,行文规则是否符合要求,将直接影响公文运行的质量和水平。为有效规范公文运行,区政府办公室曾多次下发有关通知,提出相应要求,但各级各部门仍存在诸多不规范和不按程序运行公文的问题,主要表现在:一是无签发人。报送区政府的有些公文未由本单位主要负责人或主持工作的负责人签发或审核签字;二是“体外循环”现象突出。个别部门的请示、报告或其他文件不按正常收文程序运行,不登记,不审核,直接送领导审批的“体外循环”现象特别突出;三是请示多事项。有些请示性公文不符合“一文一事”的原则,一文包含多项请示事项,请示附注处没注明联系人的姓名和电话或请示内容依据不充分,缺少附件支持;四是多头主送。同一请示文件,有多个主送单位,造成审批困难,无法执行。五是办文不及时。区政府办公室交办有关部门办理或征求意见的公文,拖延时间较长,未按规定时限反馈区政府办公室;六是公文印刷、用印不规范。公文字体、字号、排版和印刷用纸不规范,部分公文未加盖印章直接传递等。

  为进一步提高公文运行的效率和质量,经区政府同意,现就进一步规范行政机关公文运行有关问题重申如下,请严格遵照执行。

  一、切实遵守公文报送传批程序

  (一)所有报送区政府或区政府办公室处理的公文,必须按程序运转。即:请示报告送区政府办公室秘书股统一加盖条形收登章分类登记编号—办公室主任或分管文字的副主任初审—呈相关领导处理—秘书股存档传递;签发文件由政府办秘书股统一加盖条形章收登编号—分管文字的副主任组织初审—分管联系副主任审核或办公室主任审核—政府领导签发—秘书股编文号再送印程序。严禁公文不按上述流程“体外循环”。对“体外循环”的请示、报告、简报、签发文、群众来信未加盖条形收登章的文件,区政府秘书股将不予编文号和签章,不予传递,区政府领导和相关部门原则上不予受理。若因上述情况造成公文遗失或处理不及时,由呈报单位自行负责。

  (二)除领导同志直接交办的事项和必需直接报送的绝密、机密事项外,公文一律不得直报领导同志;原则上非单位机要文秘人员不得随意领取和传递公文。

  (三)禁止越级报送文件。一般情况下隶属各委、办、局或各镇、乡、办事处管理的单位需请示区政府研究的事项,必须按规定先报主管部门或所属镇、乡、办事处审核同意后,以主管部门或所属镇、乡、办事处名义行文报区政府研究。

  (四)报送区政府及其办公室的公文必须符合《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)、《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999)等有关规定,做到观点明确、表达准确、条理清楚、言简意赅,文种、体例、格式及用纸、字号符合规定,标点符号、计量单位、结构层次、文中数字准确无误,附件齐全。

  (五)对不按规定报送的公文,除特别紧急事项外,区政府办公室将退回来文单位按规定重新办理。

  二、切实遵守公文草拟的程序和规则

  (一)行文应当坚持少而精的原则,可发可不发的文件坚决不发,没有实际内容的文件坚决不发,上级已公开印发部门无具体贯彻意见的文件一律不转发,可电话通知或会议落实的事项不再发文。属部门职权范围内的事务应当由部门自行行文或联合行文,不得以区政府或区政府办公室名义行文。

  (二)请示区政府审批的事项,应提前报送,留足研究决策时间,一般事项应提前两周,紧急文件一般要提前2—3天。拟制紧急公文,要体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度(特急、急件)。

  (三)人名、职务、地名、数字、引文要准确。引用公文要先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

  (四)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“l.”,第四层为“(1)”。

  (五)文内使用非规范化简称,要先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,要在第一次出现时注明准确的中文译名。

  (六)除一般会议通知外,其余公文均应标注主题词,包括函件、会议纪要、通报、报告、请示等在内。主题词应尽量使用国务院、省政府主题词表所列词语,当主题词表找不出准确反映主题内容的类属词时,可在类别词中选择适当的词;如词表无适当的词标引,可将其它能准确反映文件内容的词作为类属词,并在该词后面加“△”以示区别。在标注主题词时,应先标明类别词,再标类属词,最后是文种。每个文件主题词除去类别词外,最多不超过5个词组,每个词组不超过6字。

  (七)“请示”应当一文一事,一般只有一个主送机关,如需同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关,严禁多头报送,以免引起签文混乱。报告中不得夹带请示事项。

  (八)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。

  (九)发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕(注意不能用‘()’和‘[ ]’)”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字,向上级机关报送的公文不用“发”字。

  (十)起草公文所依据的参考资料(包括会签情况等),要附在文稿之后,一并送审。

  (十一)区政府各部门和单位代区政府或区政府办公室起草的公文,经本单位主要负责人签字后,按程序送区政府办公室审核。未经区政府办公室审核把关的,不得进入送审签发程序。

  (十二)区政府办公室相关股室草拟的区政府或区政府办公室公文,由股室负责人把关签字后,按程序送办公室相关领导审核后送区政府领导审签。

  (十三)区政府办公室送交区政府相关部门会签的文件,一般应在当天会签完成,若因调查研究需要延时会签的,须向区政府办公室相关交办股室说明原因。会签后及时返回区政府办交办股室。

  三、切实遵守公文复核和缮印程序

  (一)部门(单位)代区政府或区政府办制发的公文,经领导审批后,原则上由代拟单位复核,区政府办公室相关股室把关。

  (二)凡经区政府办公室呈报区政府领导或上级政府的文件,必须加盖呈报单位印章,未加盖印章或用印不规范的,一律作退文处理。

  (三)公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

  四、强化责任,确保公文按规范程序运行

  规范公文运行程序,对保证文件的质量和高效运转、保证发挥公文的作用至关重要。各级各部门特别是领导干部要切实增强公文规范运行的责任感,强化公文运行管理,建立、健全公文规范运行责任制度,明确专人负责,实行岗位责任制,促使文秘人员在拟制文稿中严格遵守、文秘部门在核稿中从严掌握、领导同志在审签中带头执行。公文运行中,区政府各部门要加强协作,相互支持,确保公文运行中不误事、不出错、不泄密。同时,对不符合规定的公文,区政府办公室收到后将其退回报送单位,并在全区进行“退文通报”。

  

  

  
  二〇〇九年六月二十三日

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  主题词:文秘工作  公文处理  突出问题△  通知

  www.66650.com办公室         2009年6月23日 印

    (共印130份)