索引号 k34765218/201703044 题材分类 通知
发布机构 997755.com澳门葡京政府办公室 发布时间 2011/9/7 15:12:39
文号 南顺府办发[2009]130号 公开方式 常年公开
关键字 行政事务,秘书股,工作制度,通知

关于印发区政府办公室秘书股工作制度的通知

政策文件 2011-09-07 15:12 信息来源: 区政府办公室 浏览次数:
  南顺府办发〔2009〕130号
  

  www.66650.com办公室

  关于印发区政府办公室秘书股工作制度的

  通    知

  

办公室各股室:

  经区政府办公室领导同意,现将《997755.com澳门葡京人民政府办公室秘书股工作制度》印发你们,请认真遵照执行。

  

  

  
  二○○九年六月十五日

  

  

  

  

  
  www.66650.com办公室         2009年6月15日 印

    (共印25份)

  997755.com澳门葡京人民政府办公室秘书股工作制度

  

  为了进一步加强科室工作管理,充分发挥“政务服务、综合协调、窗口形象”的职能作用,全面提高科室工作水平,根据区政府办公室工作规则和区政府办公室内设机构职能配置规定,制定本制度。

  工作职责

  一、负责区政府及区政府办公室收进的上级部门、区级部门、各乡镇、街道文电的签收、登记、传递、交办、催办等收文处理和归档工作。

  二、负责区政府及区政府办公室有关文件及材料的登记、编号、用印、分发等发文处理和归档工作。

  三、负责管理区政府及区政府办公室的印章。

  四、负责区政府办公室的值班安排工作。

  五、负责全区无线电管理工作。

  六、完成领导交办的其他工作。

  七、秘书股股长在区政府办公室主任、副主任的领导下工作,主要职责是:

  1、负责秘书股的全面工作。

  2、负责各乡镇、街道、部门请示、报告的收登、传递、分类工作。

  3、完成领导交办的其他工作。

  八、秘书股副股长在分管副主任和股长的领导下工作,主要职责是:

  1、协助股长负责秘书科的日常工作。

  2、负责签发文、一般性文件和信访件的收文、传递处理工作。

  3、负责人大建议、意见和政协提案的分发、归档工作。

  4、完成领导交办的其他工作。

  九、秘书股工作人员在股长和副股长的领导下做好秘书股日常工作和领导交办的其它工作。

  工作规范

  一、收文办理规范

  1、中共中央、国务院,省委、省政府,市委、市政府及其办公厅(办公室)的文件以及其工作通报(秘密级以上)等内部刊物收文,由秘书股机要室负责签收、启封、登记、分发、传递。其他各类收文由秘书股负责签收、启封、登记、分发、传递。

  2、秘书股对所有收文都要根据类别编号登记和传递。对有具体办理要求的文件,贴公文处理单,呈送办公室主任拟办后传递办理;所收群众的信访件呈办公室主任拟办后传递办理;署名呈送区政府及办公室领导个人的,先登记并直接呈送有关领导,待批示后再交办。

  3、严格按公文规范要求签收和办理文件。秘书股要严格把关,对不规范和不符合要求的,退回原单位重报。

  4、各类文件由办公室秘书股专职人员按程序传递,先由秘书股分别签收、加盖条形收登章后转办,非秘书股工作人员原则上不得自行持文传递。文件传阅要在传阅登记簿中和计算机上进行登记,做到传送迅速,去向清楚。

  5、一般文件原则上每天上午、下午各呈送一次,急办件按要求随时呈送。

  6、信访件批示由秘书科负责转交区信访局办理。

  二、来电处理规范

  1、接听电话要使用文明用语,在《来电记录簿》上作好电话记录。电话记录应载明:来电时间(年、月、日、时、分)、来电人的单位、姓名、联系电话、来电内容、处理意见及办理结果。对需值班室处理的重要电话,须与对方核实一遍,以确保无误。

  2、对重要来电或重大事故、突发性事件,要立即做好电话记录,直接报告办公室主任和分管此项工作的副主任、区政府应急办主任,根据办公室主任或副主任的批示作出处理,并及时与有关部门联系,随时掌握情况,及时报告领导。

  3、接到领导电话交办的事项,要根据领导的要求按时完成,并将办理的情况和遇到的问题及时报告交办领导。

  4、对各乡镇、街道、部门或群众电话反映和查询的问题,要酌情给予答复。凡属重要的或没有把握答复的问题,应及时请示有关领导后再作答复;凡属行政事务性的问题,应及时转区有关职能部门或办公室有关股室处理。

  5、《来电记录簿》要编号存档,任何人员不得擅自撕毁,由秘书股保存三年后统一销毁。

  三、电话通知规范

  1、接到市委、市政府或市级相关部门关于有关会议的通知,要立即填写《电话记录簿》,记录应注明:会议时间、地点、内容、主持人以及要求参会人员姓名,按会议要求直接通知到相关领导和部门,并将来电记录打印成书面通知交至相关领导备忘。若区政府相关领导不能参会,原则上通知其委托的领导或联系其工作的调研员参会。

  2、通知全区性会议,原则上直接通知到相关乡镇、街道、部门党政办公室,并记录好接听电话人员姓名。

  3、区政府领导指定通知相关人员,应直接电话通知到该同志,并转达领导交待的相关事项。

  四、值班工作规范

  1、市委、市政府和市级相关部门的重要电话,必须在《来电记录簿》上做好电话记录,并及时向办公室带班领导汇报,如有必要,由带班领导征求办公室主任意见后,向区政府有关领导报告。   

   2、对各乡镇、街道、部门反映的安全事故、群体事件、自然灾害和疫情等紧急信息,必须做好电话记录,并及时向带班领导和区政府应急办主任汇报,如有必要,在征求带班领导意见后,向区政府有关领导报告、请示是否上报市政府。

  3、对转来的省委、省政府,市委、市政府等上级内部传真电报,必须及时将主要内容报告带班领导和分管副区长,如属特提电报,还应向办公室主任汇报。必要时,应将特提电报电文呈送区政府分管领导。

  4、对非工作时间来区政府大楼的群体性上访事件,应及时报告带班领导,并通知区信访局等相关部门处理。

  5、值班人员在值班期间不得擅自缺岗、离岗和玩忽职守,若有贻误,追究责任。

  6、值班人员要按时交接班,接班时应主动阅读上一班的值班记录,向交班人员询问应该继续完成的工作;交班人员要将已办和待办事项向接班人员交待清楚,并签字交接。

  7、值班室的设备由值班室统一管理。值班人员要注意保持值班期间通信等各项设备处于正常工作状态,如发现设备出现故障或损坏要及时报秘书股联系维修。

  8、值班人员对来访人员要热情接待,问清身份和来意,妥善处理。

  五、用印工作规范

  1、未经领导签批,印章管理人员不得启用印章。

  2、启用印章时,印章管理人员应严格审查审批手续。

  (1)启用区政府印章,应经区长或常务副区长签批。区政府办公室主任在处理区政府日常事务时可批准启用区政府印章。

  (2)启用区政府办公室印章,应经办公室主任签批。

  3、印章管理人员应履行登记手续,填写《用印登记簿》,同时留存审批原件及用印件式样备查。

  4、启用印章一律在办公室内进行。印章管理人员应亲手启用,不得让他人代理。

  5、印章管理人员要严格遵守保密规定,不得泄露印件涉密事项。对审批使用印章的原件及用印件式样,年终移交档案室存档。

  六、处理群众来访规范

  (一)公务接洽。对前来区政府及区政府办公室联系工作的人员,工作人员要热情接待,问明单位、姓名、职务和要求办理事项等情况,按对口接洽原则,及时介绍有关部门和股室接洽。对外单位干部要见区政府领导或区政府办公室领导时,工作人员应与领导联系,征得同意后方可安排。
     (二)信访接待。对来政府上访的群众,要及时做好接访;对群访要报办公室主任和分管副主任,并通知信访局共同处理;发生越级上访、缠访时,通知上访人员所在乡镇、街道或部门及时做好接访劝返工作,必要时,与区信访局、区机关事务管理局、区公安分局保持联系,及时掌握情况,防止闹访事件发生。

  工作纪律

  一、股室管理工作由股长负责,对股室工作进行合理分工,做到任务清楚,责任明确,达到有序、规范、高效的工作目标。

  二、严格遵守单位规章制度,严明纪律,工作人员必须按时上下班,不得迟到早退,有事不能到岗时必须按权限向股长请假。

  三、加强保密管理,强化保密意识,股室人员必须严守秘密,对应当保密和限定扩散范围的会议、文件内容及重大事项,不得向外泄露。

  四、股室人员要加强沟通协调,互相关心、互相支持,股长要经常性的、有针对性的开展谈心交流活动,及时了解和掌握股室人员情况,充分调动和发挥好每一个工作人员的积极性、主动性,保证股室各项工作任务的完成。